Inspectieplannen opstellen en laten ondertekenen

Waarom een inspectieplan?

Een inspectieplan is een afspraak vooraf: het legt vast wát je inspecteert, hoe vaak, volgens welke norm en met welke onderbouwing. De uitkomsten van een inspectie horen er niet in — die staan in het inspectierapport achteraf. Bij activering vertaalt elk plan-item zich automatisch naar een periodieke inspectie.

Een plan opstellen

1. Ga naar Inspectieplannen en klik op Nieuw plan.
2. Vul de titel in en kies bij Kaderwet / norm het normkader — de lijst volgt de inspectietypes die bij jou actief staan. Omvat het plan meerdere normen, kies dan Meerdere normen.
3. Kies bij Soort inspectie of het om een EBI of een PI gaat. Een EBI (eerste bijzondere inspectie) toetst een nieuwe of gewijzigde installatie aan de aanlegnorm; een PI (periodieke inspectie) beoordeelt de bestaande installatie. Die keuze bepaalt welke werkzaamhedentabel in het plandocument komt.
4. Stel de geldigheid in: Geldig vanaf en eventueel Geldig tot. Verstrijkt die datum, dan markeert de app het plan en krijg je eenmalig bericht per e-mail. De periodieke schema's lopen bewust gewoon door: een inspectie te veel is hinderlijk, een verplichte inspectie die stilzwijgend wegvalt is erger. Jij beslist of je verlengt, een nieuwe versie opstelt of archiveert.
5. Voeg plan-items toe: per object of installatiedeel kies je een categorie, het inspectietype en het keuringsinterval.
6. Sla het plan op als concept.

De termijn onderbouwen

Onder elk plan-item zit Risicoafweging & termijn: de puntentabel uit NEN 3140+A2:2018, bijlage I voor installaties en bijlage K voor arbeidsmiddelen. Welke tabel geldt, volgt uit het inspectietype van het object. Bij installaties kies je een optie voor leeftijd, kwaliteit, omgeving, gebruikers en toezicht; bij arbeidsmiddelen voor gebruiksfrequentie, deskundigheid van de gebruikers, omgeving en kans op beschadiging. De app telt de punten op en leest daar een richttermijn bij af.

Twee dingen om te weten. De punten zijn exact, want die staan in de norm; de termijn is een richtwaarde, want de norm geeft daar een grafiek en geen tabel. Je stelt het interval dus zelf vast en mag beargumenteerd afwijken — dat is ook wat de norm van je verwacht. En vul je maar een deel van de factoren in, dan krijg je geen termijn te zien: ontbrekende factoren tellen als nul en dat zou een te lange termijn opleveren.

Het plandocument

Onder Plandocument staan de hoofdstukken die de opdrachtgever straks leest: partijen, verantwoordelijkheden, inleiding, uitgangspunten, omvang van de inspectie, werkwijze, metingen en rapportage. De teksten die er standaard in staan komen uit de norm zelf — SCIOS TD12 voor scope 8, TD14 en NTA 8220 voor scope 10, TD18 voor scope 12 — en je ziet alleen wat bij jouw scopes hoort. Een plan voor alleen scope 8 bevat dus geen hoofdstukken over zonnestroom.

Elke tekst is per plan aan te passen. Met de knop PDF maak je het plandocument in je eigen huisstijl, gerenderd door dezelfde motor als je inspectierapporten.

Het hoofdstuk Verantwoordelijkheden

Vlak achter Partijen staat Verantwoordelijkheden. Je vult er vijf rollen in — de installatieverantwoordelijke (IV), de werkverantwoordelijke (WV) tijdens de inspectie, wie de inspecties uitvoert, wie afwijkingen beoordeelt en wie de opvolging van bevindingen bewaakt — plus de datum van de schriftelijke IV-aanwijzing. Dat hoofdstuk kun je niet uitzetten, en dat is met opzet: het is het deel van het plan dat achteraf de vraag beantwoordt wie ergens over ging.

Vul naam en functie in. "De opdrachtgever" is geen antwoord: bij een discussie een jaar later gaat het er juist om wie het was. Daaronder staat een tekstblok over wat er met bevindingen gebeurt — wie besluit, binnen welke termijn, en wie het bewaakt — en een lijstje Geregeld bij aanvang met de aanwijzingen en documenten die er moeten zijn. Niet-aangevinkte regels komen óók in het document: wat ontbreekt is even informatief als wat er is.

De standaardteksten in dit hoofdstuk zijn onze formulering van een werkafspraak, geen normtekst. Je ziet er daarom geen bronstempel onder staan, en je past ze aan op je eigen werkwijze.

Teksten centraal beheren

Wil je je eigen formulering voor álle plannen? Ga naar Instellingen → Planteksten. Daar pas je blokken aan, voeg je eigen blokken toe of zet je standaardblokken uit. Zo'n aanpassing is van jou: werken wij de normtekst later bij, dan blijft jouw versie staan en zie je dat de basis is gewijzigd. Blokken die je ongemoeid laat, groeien wél mee.

Herleidbaar in het inspectierapport

Elk plan heeft een plannummer als IP-2026-0001. Dat nummer staat bovenaan het plandocument, op de goedkeuringspagina van je opdrachtgever, en het blijft gelijk als je het plan later herziet — alleen de versie loopt op. Zo blijft een rapport van vorig jaar verwijzen naar iets dat nog bestaat.

Een inspectie die uit de planning van een plan voortkomt, legt dat plan automatisch vast. In het inspectierapport verschijnt het bij de inspectiegegevens: Inspectieplan: IP-2026-0001 · v2. Wordt het plan daarna herzien, dan blijft het rapport naar de versie wijzen waaronder daadwerkelijk is geïnspecteerd.

Maak je een inspectie los aan terwijl die wél onder een plan valt, koppel hem dan zelf: open de inspectie, ga naar Rapport en kies het plan onder Inspectieplan. Alleen goedgekeurde plannen zijn te kiezen — naar een plan dat nog niet akkoord is, kan een rapport niet verwijzen.

Valt een inspectie niet onder een plan, laat het dan leeg. Dat is een normaal geval en er komt dan niets over een plan in het rapport.

Laten goedkeuren door de opdrachtgever

Een plan doorloopt de statussen Concept → Wacht op goedkeuring → Actief → Gearchiveerd. Voor de goedkeuring heb je twee opties:

• Digitaal via de opdrachtgever. Klik op Vraag goedkeuring aan klant. De opdrachtgever ontvangt een e-mail in jouw huisstijl met een beveiligde link (standaard 30 dagen geldig), bekijkt het plan online en ondertekent met naam, functie en een digitale handtekening. Ook Niet akkoord met een toelichting is mogelijk. Bij allebei krijg je bericht. Je kunt de link opnieuw versturen; de oude vervalt dan automatisch.
• Handmatig vastleggen. Is het plan buiten de app om akkoord gegeven, vul dan zelf de naam, functie en datum van de goedkeurder in.

Activeren, herzien en archiveren

Na goedkeuring activeer je het plan: per plan-item wordt automatisch een periodiek schema aangemaakt met het juiste interval en de eerste vervaldatum.

Wijzigt er iets, klik dan op Nieuwe versie opstellen. Je krijgt een concept-kopie die naar de oude versie verwijst. Activeer je die, dan wordt de vorige versie gearchiveerd en nemen de nieuwe plan-items de bestaande schema's over — je krijgt dus geen dubbele periodieke inspecties en de historie blijft compleet.

Archiveren doe je met Archiveer, en dat is niet definitief: met Uit archief halen komt een plan terug als concept.

Monteurs kunnen geen inspectieplannen beheren; dit is werk voor de eigenaar of een inspecteur.