Een eigen inspectieformulier bouwen met de formulierbouwer

Wanneer bouw je een eigen formulier?

De veertien meegeleverde inspectietypes dekken NEN 3140, NEN 1010, SCIOS Scope 8, 10 en 12, de stookscopes, arbeidsmiddelen, noodverlichting en meer. Maar elk bedrijf werkt net anders: een opdrachtgever wil een extra vraag in het rapport, je wilt een eigen checklist voor een opname vooraf, of je keurt iets waar geen norm-sjabloon voor bestaat. Dan hoef je niet te wachten op ons: met de formulierbouwer maak je zelf een variant, of een compleet nieuw formulier. Je vindt hem onder Instellingen → Bibliotheek → Formulieren (of via de ingang Formulieren bovenaan de bibliotheekpagina). Alleen de eigenaar van de organisatie kan formulieren aanmaken en bewerken; inspecteurs gebruiken ze.

Starten: sjabloon aanpassen of leeg beginnen

1. Klik op Formulier aanmaken.
2. Kies bij Starten vanuit een meegeleverd sjabloon (velden, modules en standaardopties worden gekopieerd) of Leeg beginnen.
3. Geef een Titel (bijvoorbeeld "NEN 3140 kantoor") en een Naam in rapport. Die laatste is een korte code die na publiceren niet meer wijzigt, omdat rapporten ernaar verwijzen.

Een bestaand formulier kun je ook dupliceren en daarna aanpassen — handig als je per opdrachtgever een variant wilt.

De tabbladen van de bouwer

• Kopvelden — de gegevens die één keer per inspectie worden ingevuld: opdrachtgever, locatie, inspecteur, datum, handtekeningen.
• Itemvelden — de velden per geïnspecteerd onderdeel (verdeler, machine, omvormer). Werk je met een platte lijst in plaats van een structuur, dan heet dit tabblad Checklist en beheer je daar de beoordelingsknoppen (standaard Voldoet, Gebrek en N.v.t.).
• Resultaten — de keuzelijst voor het resultaat van een item, bijvoorbeeld "Akkoord" en "Gebrek", elk met een kleur.
• Structuur — een standaardboom (locatie → installatie → component) die in elke nieuwe inspectie klaarstaat, zodat de inspecteur niet met een lege structuur begint.
• Modules — welke tabbladen de inspecteur ziet: Gegevens (altijd), Structuur of Checklist, Metingen en Plattegrond.

Een veld toevoegen

Klik in Kopvelden of Itemvelden op Veld toevoegen. Per veld kies je een Label, een Sleutel (de technische naam) en een Type: Tekst, Getal, Datum, Dropdown, Ja/nee, Lange tekst, Handtekening, een Kop of een Scheiding. Verder stel je in of het veld verplicht is, welke Opties een dropdown heeft, een Placeholder en Help-tekst, in welke Sectie het staat, de Breedte (heel of half) en of het veld in het rapport komt, eventueel met een eigen Label in rapport. Een veld kan ook alleen verschijnen als een ander veld een bepaalde waarde heeft, bijvoorbeeld "Type koeling" alleen bij "Omvormer aanwezig = ja".

Opslaan, publiceren en versies

Met Concept opslaan bewaar je je werk zonder dat inspecteurs het al zien. Publiceren zet het formulier in de keuzelijst van Nieuwe inspectie. Bewerk je later een gepubliceerd formulier, dan werk je automatisch in een nieuwe versie: lopende inspecties blijven op de versie waarmee ze zijn gestart, nieuwe inspecties krijgen de nieuwe versie zodra je die publiceert.

Is je formulier afgeleid van een normtype, dan bewaakt de bouwer het normcontract: verplichte kopvelden, handtekeningen en componentcategorieën die de norm voorschrijft kun je niet per ongeluk weghalen. Ontbreekt er iets, dan weigert Publiceren en zie je precies welke velden terug moeten. Zo blijft een eigen variant van een Scope 10-formulier gewoon een geldig Scope 10-rapport.

Wat de bouwer niet doet

Foto's koppel je aan constateringen en objecten, niet aan een los formulierveld — een fotovraag als veldtype bestaat dus niet. Meetwaarden met grenswaarden regel je met meet-templates, niet met een getalveld. En een formulier is van jouw organisatie: delen met een ander bedrijf kan niet.